第16回≪ヒューマンエラーを無くす第一歩≫

◆今日のポイント

業務の工程を図示し、仕事のやり方を皆で統一化しましょう

※ISO9001ってなに？という方。まずはこちらへ↓↓

はじめに

皆様こんにちは。

ジュネーブ磯六です。

今回はヒューマンエラーを防ぐ第一歩ということでISO9001に基づく簡単なやり方をご紹介させていただきます。

皆様のお仕事や普段の行動にも反映できるので是非ご覧ください。

プロセスアプローチとは

組織の品質方針及び戦略的な方向性に従って意図した結果を達成するために、プロセス及びその相互作用を体系的に定義し、マネジメントすることにかかわる。

PDCAサイクルを機会の利用及び望ましくない結果の防止を目指すリスクに基づく考えかたに全体的な焦点を当てて用いることで、プロセス及びシステム全体をマネジメントすることができる。

1. 要求事項の理解及びその一貫した充足
2. 付加価値の点からの、プロセスの検討
3. 効果的なプロセスパフォーマンスの達成
4. データ及び情報の評価に基づく、プロセスの改善

いきなり堅苦しい文章が多くすみません。

こちらがISO9001にてヒューマンエラーを無くす第一歩の定義づけともとれる内容でございます。

そもそもISO9001の一番の目的とは「顧客満足を向上させること」です。

それを達成するためにプロセスを定義(見える化する)することで、機会の利用（チャンスロスを防ぐ）行為に繋がるということです。

そして、プロセスを見える化することでできるのが上記の1～4です。

簡単に言えば、成果を上げることができ、かつ改善点も見えるようになる。ということです。

いいこと尽くしですね。

大体ミスをすると「複数チェックをします」とか「セルフチェックの意識を高めます」とかを改善要項にされているかと思いますが、どれも明確になっていませんので恐らく形骸化するでしょう。

工程表を作る

ではどうすればいいか。簡単にいえば5W1Hを使って絶対に漏れない業務のマニュアルを作るのです。

マニュアルというと、それこそ形骸化してしまうと思われるかと思いますが

これを表に図示して全員が同じレベルで認識して進めることでヒューマンエラーを防ぐことができるようになるのです。

ポイントは全員が同じレベルで認識することです。

なので、ただマニュアルを作って共有して「これ見てやって」では絶対に浸透しません。

必要なのは

1. 業務の流れを事細かに記載すること
2. レクチャーをすること

です。

後者についての説明は特段不要かと思いますので、前者について事細かに説明いたします。

業務の流れというのは全て連動しています。

いわばブロックチェーンのように一つ一つの工程が鎖でつながれているのです。

ざっくりのイメージです。

なので、この工程の入口と出口のきっかけを決めて「こうなったらこれをする」という決まった流れを確定させるのです。

ここでは入口をインプット

出口をアウトプットと呼びます。

余談ですが、呼称はなんでも構いませんが、呼び方を決めたらその組織内では呼び方を統一しましょうね。

「ISO9001 3項用語及び定義　使う言葉とその意味を組織内の全員が同じレベルで認識しなければならない」

例えば簡単なところの例を挙げます。

水を飲む行為の工程を纏めると

全体インプットは「のどが渇いたと感じる」

→「冷蔵庫からペットボトルを取り出す」

→「コップを取り出す」

→「コップに水を灌ぐ」

→「水を飲む」

全体アウトプットは「ペットボトルを冷蔵庫にしまう」

※水を飲む流れは人それぞれなのであしからず

となります。

お気づきの方もいるかもしれませんが、それぞれの工程が前後のインプットとアウトプットになっているのです。

これをすべての業務で図示するのです。

簡単な例を添付しておくのでご参照ください。

これは目玉焼きを作る時のプロセスアプローチの図を私の主観で作ってみました。

ご興味あればご参照ください。

本日のまとめ

【業務の細かい工程を見える化し、皆が同じやり方で進めることができればヒューマンエラーを防ぐ第一歩となる】

今回は以上でございます。

最近は徐々に気温が下がり、秋を感じられるようになってきましたね。

私は一昨日押し入れに眠っていた毛布を引っ張り出したのですが

春先にクリーニングに出していたので、化学製品のあの独特のニオイがなかなか強烈でした。

天日干しで多少ましになりましたが、なじむまで少し時間がかかりそうです。

太陽を浴びた毛布のあのいい匂いに早く包まれたいものです。

ではでは皆様、この後もお気をつけて。

ジュネーブ磯六

≪監修≫タイムクリック株式会社