◆今日のポイント
【タスクの流れを図や文字に落とし込み、その流れを関係者全員に共有し、同じやり方で仕事に取り組めばミスは一気に減少する】
※ISO9001ってなに？という方。まずはこちらへ↓↓
ミスは何故起こるのか
師匠、、やってしまいました、、、
どうしたの？
実は、今月の請求書をクライアントに送り忘れてしまいまして、、、
社内のコンプラ委員会に報告される事案になってしまいました。
それはお気の毒に笑
何を笑っているんですか！！このままではぼくは十字架に張り付けされてコンプラ委員会で公開火あぶりの刑に処されてしまいます・・・
どこぞの昭和のブラック企業だよ。
はいはい、、じゃあ今後ミスを起こさないように準備したらどうだい？
ぜひ、ぜひともこのわたくしめに・・・
そしてこの十字架から解放してくださいませ・・・
付き合いきれんわ。
何故仕事で漏れや間違いなどのミスはなくならないのでしょうか。
もしあなたがデキる人なら「全部自分で完結する仕事したい」と思っているかもしれません。
ミスがちょいちょいある人は「似たようなミスをよくしちゃうんだよなぁ」と思うのではないでしょうか。
でも、どちらも最終的に「意識を高める」や「改善する」などで終わって、少ししたらまた同じミスを別の人がしてしまったりするのではないでしょうか。
実はほとんどのミスは個人のせいではなく、組織のせいなのです。
だから、よくミスしちゃう。という人は安心してください。(あ、ワタシです)
タスクを因数分解してみよう
インスウブンカイってなんだっけ？
という方ごめんなさい。ここでいうインスウブンカイとは「一つのものを複数に切り分ける」ことを意味します。
ようは「一つのタスクを工程ごとにバラバラにして図や文字にして見える化する」ということです。
タスクは全て連結しています。
いわばブロックチェーンのように、一つ一つの箱が鎖でつながれているのです。
こんな感じです↓
よって、この繋がりのどこかにほころびが発生するとミスになるのです。
簡単な話です。
例えば、今回の磯六さんがやってしまった請求書作成におけるミスの流れを超ざっくり因数分解してみましょう。
例①
大まかに分けるとこの3つの工程になります。そしてタスクを1つ1つに分けると
・請求書を作成する
・請求書を格納する
・請求書を発送する
となります。
そして、この３つの工程は全て自分が担当しています。
これが例えば
自分が請求書の発送を忘れてしまうと発送漏れになってしまい、冒頭のミスが起こってしまいます。
これは様々な会社様でよく見られるのですが、いわゆる属人化(一人だけでやる業務)によるミスです。
一人だけで担当していると、その一人が忘れると誰も気づかないので、その人の気分次第でタスクのクオリティにムラができ、さらにミスが起きてもフォローする人がいないのです。
ポイントは、すべての工程に責任者もしくはチェックする人を置き、二重チェックできる体制を構築するということです。
例②
では次に、例えば請求書の発送を自分以外の人(事務担当の方など)に頼んだとしましょう。
その場合、仕事を振る側がしっかりと振らないと、向こう側は基本タスクをキャッチしに来てくれるわけではないので、漏れが発生してしまうことがよくあります。
「請求書の箱に入れておいたじゃん！」だけではだめなのです。本来、相手にしっかりと伝えないといけないのです。ようは前述の二重チェックのチェック側が今回はあなたになるのです。
タスクの工程を表にして皆で共有しよう
タスク表を作成する
ではどうすれば仕事上のミスを減らすことができるのでしょうか。
答えは、図解化した通りのことをチェックシートに置き換え
このチェックシートを関係者全員で管理して進めていけばよいのです。これで確実にミスは減っていきます。
内容はこちらの図を参考にしてください。
- No…工程の順番
- 業務名…この工程の名前
- 業務内容…この業務では何をするのか
- 担当者…実際に手を動かしてこの業務を実行する人
- 責任者…この業務のチェック担当の人
- インプット…この業務のスタートの合図
- アウトプット…この業務の終了の合図
この項目を入力し、あとはタスクの流れを縦に記載していくのです。
全て重要ですが、特に重要なのは「インプット」と「アウトプット」です。
これは冒頭の箱の鎖と鎖の連結部分で、どうなったらスタートで、どうなったら次に行けるのかを明確にする必要があります。
これがあやふやだと、いつのタイミングで次に行っていいのかわからなくなります。
ですから、先ほどの請求書の連携漏れが発生したりするのです。
共有する
工程表を作成したら、このタスクに関連する人すべてに連携して「同じ認識を持ち、同じ流れでやる」ようにしましょう。
「そんなこと言ったって巻き込むの難しいよ」とかいうこと聞いてくれないとか言うお声が沢山聞こえてきます。
しかし、ここまでやろうとしたあなたのその熱は、必ず周りの人たちの心を打つと思います。
なので、是非まずは自分の「ミスを撲滅したい！」という強い気持ちで共有していきましょう。
もし、客観的な交渉術を知りたいという方がいらっしゃれば、また別の機会にご案内させていただきます。
じゃあこの流れを踏まえて「風呂に入る時の運用に関する環境」つまり前準備ってさらっと説明できる？
まず全裸になります。
いきなり脱ぐの！？
え、えぇ、じゃあ、風呂掃除をして、風呂に入る時間を逆算してお湯を溜めます。
そうだね。お湯を溜めるってのはプロセスの運用に関する環境の整備にあたるね。
じゃあその次は？
お湯がたまったらバスタオルもって風呂場に行って全裸になります。
全裸のくだりはもうええわ。
着替えはもっていかないの？
僕はバスタオルに包まれてそのまま出てくる派です。
俺は着替える派だね。
この質問の意図は、工程を纏める前は一つとして同じ答えはない。バラバラってこと。習慣は皆違うからね。
ふむふむ・・・風呂の入り方は千差万別ですが、会社はまずいってことですかね。
そう。仕事に置き換えてみると、皆違うやり方ではまずいのよ。考え方ややり方がそれぞれ違うと、タスクとタスクの間の鎖の形が違うみたいな感じになって連結ができない。会社はバラバラであってはならないんだよ。
工程表は引継ぎにも使える！
この工程表、正直作るのは大変です。
しかし、未来にもっと大変なことが待ってないですか？
それは、「新人に教える」と「自分が異動、退職する時に後任に引き継ぐ」です。
人に教えるのは骨が折れます。
しかし、この工程表を作っておけば、あっという間に上記二つの事項が解決するのです。
いつもいつも私たちを憂鬱にさせていたこの二つの業務がこんな楽にみえることはなかなかないでしょう。
ですから、是非作成することを心からお勧めします。
本記事の引用内容【ISO9001 0.3プロセスアプローチ】
今日のまとめ
【見える化して統一すればミス撲滅に繋がる】
ではでは皆様、このあともどうかお気をつけて。
ジュネーブ磯六
≪監修≫タイムクリック株式会社
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