◆今日のポイント
「メールの宛先を間違えないためにはシステマチックにするだけ」
皆様こんにちは。
ジュネーブ磯六です。
突然ですが皆様、メールの「オートコンプリート機能」というのをご存知でしょうか。
この機能を無効にしておけば、宛先を入力するときに同じ苗字の別の人に送ってしまうといったミスを極力防ぐことができます。
設定方法まで細かくお伝えしますので、是非ご覧ください。
（私はOutlookを使っておりますので、そちらで説明させていただきます。）
オートコンプリートとは
師匠～。仕事で宛先間違えて誤送信しちゃいまして、上司からマジで怒られちゃいました～。
へー、佐藤さんとか鈴木さんとか多いもんねぇ。
違うんです…大豪月さんってクライアントが二人もいまして・・・
どんな村社会じゃ！！（つか絶対パワプロやってたろ…）
はい、サクセスは得意な方で・・・
聞こえてるんかい！！
で、君、「オートコンプリート機能」っていうのは知っているかい？
なんすかその興味をそそる機能は！？
オートコンプリート機能というのは
例えば、取引先A社の担当である大豪月さんに重要なファイルを添付で送りたい時
宛先に「daigougetsu」と入力する途中で、@以降の文字列が自動的に挿入されるという機能です。
メールの誤送信事故の原因の一つに、各メーラーに備わっているこの機能がございます。
過去にメールのやり取りをした相手のアドレスからPCが自動的に拾ってきて表示するので、一見便利なのですが、間違って同じ苗字の違う方のアドレスが入っている可能性は非常に高いです。
また、いろいろな大豪月さんのメールアドレスがブルダウンに表示され、そこから選択できる場合もありますが、間違いなく選択したつもりが１行ずれていて別の大豪月さん(しつこい？)が選択されていたりすることもあり非常に危険です。
正直、本人による確認なんてほぼ効果ないですよね。その日の体調とか、テンションとか、業務の多さによって確認を怠ってしまうなんて当たり前なのです。
よって、メール誤送信は個人の不手際ではなく組織の不手際なのです。
なので迷うことなくこちらの希望をオフにしておくことをお勧めします。
もし、それだと不便だと仰るのであれば、もともとアドレス帳を丁寧に作成して、そこから拾ってくれば間違いは起こらないでしょうか。
選択肢はいろいろ選べますが何より準備をすることが肝要です。
設定方法（Outlookにて説明します）
とても簡単なので、さっと見ていただいて理解できるレベルです。
1.まずはメール画面左上の「ファイル」を選択します。
2.左下の「オプション」を選択します。
3.左の楯列から「メール」を選択します。
4.下の方にスクロールし、「メッセージの送信」欄の中のオートコンプリートのチェックを外します。
5.これで完備です。
その他の対策
他にも
「CiherCraft」という誤送信対策ソフトもございます。
こちらはメール送信をクリックすると発動し(トラップカードみたいに言う)、本当に相手先のアドレスがあっているのかもう一度確認するページを挟むことができます。
そして、そのページで該当の宛先をクリックをしないとメールは送れないような仕掛けになっています。
よって強制的に宛先を目視しなければならなくなるのです。
まとめ
メール誤送信は当たり前に起こり得ると想定して、対策に取り組んでいただくことを推奨いたします。
個人に意識させても本当に変わりません。
よく、「意識を高めます」とか「二重チェックを心がけます」とか言う方がいますが、人間に任せているようでは精度はたかが知れています。とにかくシステマチックにすることです。
組織でしっかりとリスクマネジメントできたらより良いチームになりそうですね。
本日は以上でございます。
【ISO 9001 0.3.3 リスクに基づく考え方】
リスクに基づく考え方は、有効な品質マネジメントシステムを達成するために必須である。リスクに基づく考え方の概念は、例えば、起こり得る不適合を除去するための予防処置を実施する、発生したあらゆる不適合を分析する、及び不適合の影響に対して適合な、再発防止のための取り組みを行うということを含める〈ISO9001原文抜粋〉
ではでは皆様。この後もお気をつけて。
ジュネーブ磯六
≪監修≫タイムクリック株式会社
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